En el contexto empresarial se menciona que la organización y la disciplina son los pilares para alcanzar la eficiencia y ser más productivos.
Para el desempeño de las actividades diarias, se nos exige de toda nuestra concentración y energía para cumplir satisfactoriamente cada una de ellas. Una de las maneras de lograr las metas será administrando nuestro tiempo de tal forma que no perdamos la concentración a causa de no encontrar a tiempo un documento o cualquier otro objeto importante para la realización de un proyecto.
Si la oficina está ordenada, usted tendrá:
- más energía
- mejor enfoque
- mayor dirección
Aligerar la carga
Como primer paso de organización, debe empezar por el escritorio, pues éste juega un papel muy importante si tiene delante un proyecto, una carpeta o cualquier cosa con la que esté trabajando.
¿Qué es lo que se necesita exactamente sobre la mesa?
Una respuesta rápida sería: cualquier cosa a la que se recurra a diario. Esto puede incluir un bolígrafo, una engrapadora, un quitagrapas, post-it, una regla y clips. Cualquier cosa que no se pueda emplear de forma diaria o recurrente no debe estar sobre la mesa.
Ahora bien, dentro del escritorio, se pueden retener los elementos que se utilicen por lo menos semanalmente, aunque también puede guardar aquellos elementos que, aunque empleados a diario, sean demasiado grandes o voluminosos. Por lo tanto, es mejor recurrir a las estanterías y armarios.
Las estanterías se emplean mejor para lo siguiente:
- Almacenar material que sea demasiado grande para los cajones.
- Almacenar un conjunto de elementos iguales, tales como los ejemplares de la revista con la que tiene una suscripción.
- Almacenar temporalmente el material a utilizar dentro de 10 o 15 días.
Para sacar mayor provecho del espacio en los estantes, la meta será el ser capaz de encontrar rápidamente aquello que se busca al abrirlo. La mejor manera de ordenar los objetos es mantener los elementos semejantes juntos, apilados, uno encima de otro, u horizontalmente uno junto al otro.
Los elementos deben estar clasificados según su grado de importancia y urgencia; empezando por la parte de arriba y colocando las cosas de menor prioridad según se continúa hacia abajo.
Reduzca la posibilidad de desorganización
A pesar de la afirmación de que todos trabajamos en oficinas sin papeles, la mayoría de los profesionales de hoy en día están invadidos por una cantidad de documentación en papel bastante considerable.
Reduzca la posibilidad de desorganización ocupándose de la información impresa en cuanto alguien se la entregue, cuando reciba el correo tradicional, o cuando regrese tras haber estado ausente algún tiempo.
Tire el exceso de elementos duplicados tales como: volantes, folletos recibidos por correo postal, etc.
Utilice el escáner para guardar las páginas y párrafos clave que necesite, en el disco duro de su ordenador. Se sugiere que identifique su archivo por fecha y tema.
Destine un cajón especial para cuando el material llegue a su despacho demasiado rápido o cuando se encuentre en medio de un proyecto importante. Más tarde, vaya a ese cajón y elimine todo lo que pueda.
Para determinar y decidir dónde tiene que ir el material, utilice el procedimiento de las cuatro acciones:
- Trabajar con él
- Traspasar
- Archivar
- Reciclar o tirar
Organizar su disco duro
Resulta apropiado crear ficheros en su ordenador con base a los objetivos que tenga en su trabajo. Si debe guardar información y contenidos periódicamente, puede crear una carpeta que nombrará con el número de año en curso, y dentro nombrar las subcarpetas por fecha/mes/día-tema. Automáticamente se ordenará el contenido de acuerdo a la fecha de creación.
De esta manera se recuerda con mayor facilidad dónde se aloja la información a utilizar al momento que se necesite.
Recapitulación
Como se mencionó al principio de este artículo, la gestión de su oficina le ayudará a emplear mejor su tiempo y mantener su concentración en los proyectos que tenga en el presente.
Mejor que ver la acción de archivar como un trabajo pesado, considérelo como una herramienta eficaz para almacenar elementos que pueden contribuir a su prosperidad futura.
En todo momento hay que estar al acecho de aquellos elementos que se puedan tirar o reciclar. Si no son necesarios, no merece la pena archivarlos o almacenarlos.
Tenga en mente que la organización de su escritorio, estantería y armario de almacenamiento, constituyen un medio para llegar a un objetivo, el cual será lograr la mayor eficacia en la administración de su tiempo y de sus recursos de oficina.