Importancia del expediente laboral del empleado

El expediente laboral es un conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador de la empresa, cuidando hasta el mínimo detalle para prevenir problemas futuros; siendo el mejor momento para solicitar la papelería indicada el inicio de la relación laboral.

El contar con el expediente laboral individual de cada trabajador, ayuda al patrón en varios puntos como son: 

 

§  Sirven como herramienta de toma de decisiones. 

§  Se tiene un mejor control administrativo del personal de la empresa. 

§  Se evitan sanciones de parte de las autoridades como IMSS, INFONAVIT, Secretaria del Trabajo, SAT, dependencias estatales, entre otros. 

§  Se prueba en caso de demandas laborales la justificación del despido o causa de la terminación de la relación de trabajo. 

§  Se crea certidumbre y seguridad tanto para el patrón como para el trabajador. 

 

Cada expediente consta de lo siguiente:

 

Extracto o resumen: Hoja en la que se anota cada uno de los documentos de que consta el expediente de personal, se coloca al inicio.

 

Documentación: En el expediente de un trabajador se pueden encontrar documentos procedentes de la propia empresa, otros aportados por el trabajador, o de  instituciones públicas o privadas.

 

 

La clasificación de los expedientes de los trabajadores dependerá del tamaño de la empresa. La forma más sencilla consiste en ordenar los expedientes alfabéticamente, pero también se pueden ordenar por departamentos, por categorías profesionales, etc.

Integración del expediente laboral

Es de vital importancia que el patrón cumpla con las disposiciones legales y fiscales que regulan la relación de trabajo, (obrero-patronal) para ello debe existir el expediente laboral el cual como mínimo debe contener lo siguiente:

§  Acta de nacimiento 

§  CURP

§  Curriculum Vitae ó Solicitud de empleo, la segunda debidamente elaborada a puño y letra de molde tinta azul (preferente) y firmada por el trabajador. 

§  Cartas de recomendación, (de preferencia laborales) dos como mínimo, se debe cotejar la veracidad de las mismas. 

§  Constancia de no antecedentes penales (en caso de ser necesario) 

§  Examen médico (en caso de ser necesario)

§  Aviso o constancia de inscripción al RFC 

§  Número de Seguridad Social

§  Alta en el seguro social 

§  Credencial de elector 

§  Comprobante de domicilio actual (con antigüedad menor a tres meses)

§  Contrato individual de trabajo firmado por patrón y trabajador

§  Constancias de estudio, título o cédula profesional que acrediten su capacidad, aptitud o facultad para ejercer su profesión u oficio.

§  Examen de admisión, de conocimientos y psicológico. 

§  Constancia de retención de crédito INFONAVIT (si es el caso).

§  Constancia de descuento por otros conceptos por los que la empresa esté obligada a retener. (Por ejemplo pensión alimenticia).

 

Para el caso de trabajadores menores de edad (mayores de catorce años), se deberá contar con la siguiente documentación: 

§  Constancia del último grado de estudios el cual se recomienda secundaria o bachillerato. 

§  Carta de autorización de los padres o tutores, (firmada en original) esta información se debe de corroborar.

Una vez que el personal empieza a colaborar en la empresa también se recopila lo siguiente:

§  Certificados de incapacidades médicas. 

§  Convenio de fondo de Ahorro (si existe el caso). 

§  Modificaciones y cambios en el salario. 

§  Modificaciones y/o actualizaciones al contrato individual del trabajo. 

§  Actas administrativas, (si existen). 

§  Reportes de desempeño en aspectos como: higiene y seguridad en el trabajo, cumplimiento de funciones, iniciativa, comportamiento individual y colectivo, implementación de medidas de control y mejora en los procesos que el colaborador desempeña, examen periódico el cual denote sus capacidades y lo coloque en el escalafón pertinente, entre otros.

§  Avisos presentados a la junta de conciliación y arbitraje. 

§  Finiquitos y liquidaciones laborales (en su caso).

§  Carta de renuncia o despido (en su caso). 

§  Certificado de defunción (en su caso).

§  Registro de inasistencias y permisos (motivo de los mismos).

§  Breve descripción de puesto; función en la organización, y su responsabilidad dentro de la misma. 

 

Además de los documentos mencionados en el expediente laboral, también se debe contar con los comprobantes de pago de sueldos y demás conceptos originados por la relación de trabajo; ya que para el IMSS,  INFONAVIT, la STPS, (Secretaría del Trabajo y Previsión Social); es muy importante comprobar que se ha cubierto la obligación de pagar al trabajador las remuneraciones y prestaciones que tiene derecho a recibir, para ello, se requiere contar con la siguiente documentación:

 

 

§  Recibos de nómina timbrados

§  Comprobante de pago de aguinaldo

§  Comprobante de disfrute de vacaciones y pago de la prima vacacional

§  Recibo de PTU

§  Comprobantes de otras remuneraciones y prestaciones (si es el caso)

§  Reportes de Nóminas: es aquel que incluye todas las nóminas y su cálculo (semanal, quincenal, etc.)

§  Expediente de EMA y EBA (Emisión Mensual Anticipada y Emisión Bimestral Anticipada, están relacionados con el pago del IMSS, RCV e INFONAVIT)

§  De pago de impuestos sobre nómina

§  De pago de retenciones de ISR por sueldos y salarios,  honorarios asimilados a salarios, etc.

 

Es recomendable que con cada documento del listado anterior, se ponga adjunto el comprobante de pago por el monto realizado ya sea por  transferencia, cheque, ficha de depósito de ventanilla bancaria, etc.)

En los Recibos de Nómina del trabajador, deben venir desglosados los datos de la empresa, fecha, los datos del empleado, sus  percepciones y deducciones (en forma clara para que puedan hacerse las aclaraciones que sean necesarias), es recomendable esté visible una leyenda para indicar que el colaborador de la empresa está de acuerdo con el monto recibido y que se encuentra  especificado en dicho comprobante, y hasta el momento, el patrón no le adeuda ninguna cantidad de dinero o prestaciones; adicionar la frase: se puso a mi disposición el archivo XML correspondiente; por otro lado sigue siendo preferible, que el recibo contenga la firma autógrafa del trabajador.

 

Es preciso recordar que a partir del 2014 se estableció que todos los empleadores deberán timbrar la nómina de sus trabajadores, es decir, emitir un CFDI por cada sueldo que se ha pagado.

 

 

También deben estar incluidos en el recibo timbrado de nómina, el aguinaldo, las vacaciones, prima vacacional, reparto de utilidades, finiquito, liquidación o cualquier otro que corresponda.

El hecho de realizar la integración del expediente laboral del empleado, constituye un doble beneficio para el dueño del negocio y/o el responsable del departamento de Recursos Humanos; por un lado, permite conocer al empleado y formarse un perfil acerca de sus conocimientos, habilidades y capacidades, lo que constituye un apoyo al momento de cubrir una vacante.

 

Por el otro lado, es un soporte para el patrón en caso de llegar a tener una controversia o demanda laboral.

 

 

Para concluir este apartado, es necesario mencionar que el encargado del Factor Humano, habrá de considerar como tarea importante la integración de dicho expediente laboral, se puede generar en archivo digital o tener un respaldo en papel.

Es aconsejable revisar los lineamientos generales contenidos en nuestras leyes y reglamentos, acerca de las remuneraciones de cada empleado (de acuerdo al cargo que ocupe), además de recompensarlo en forma adecuada por su desempeño y dedicación. Esto podrá darle más seguridad para mantener el equilibrio entre los intereses del empleado y los intereses económicos de la empresa o negocio.