Manejo de Inventarios en la micro y pequeña empresa

Los microempresarios, de entre toda la gama de recursos a su cargo, deben tener cuidado con el inventario.

 

Si bien hay varias razones para dar importancia al control de inventarios, una de ellas es que su flujo y aprovechamiento depende la capacidad de atender la demanda, y desde luego las ganancias. Se sabe de antemano, que su mal manejo puede generar pérdidas que comprometen la existencia del negocio, es por ello que es conveniente implementar procesos que mejoren su rentabilidad.

Sin embargo, el control de inventarios pocas veces recibe la atención debida en la micro, pequeña y mediana empresa. La mayoría no cuenta con alguna clase de registro, política o sistema para realizar esta tarea.

 

Los inventarios son los bienes que posee un negocio (pueden ser productos ya terminados o materias primas) que tendrán un uso futuro para satisfacer la demanda de los clientes, por medio de la producción de nuevos productos o la venta directa de los bienes que se encuentran en bodega.

 

 

Los inventarios representan un activo; son parte del capital económico, por esta razón necesitan una correcta administración, puesto que implican un costo. 

¿Por dónde empezar?

§  Debemos buscar buenos proveedores y mantener una relación cordial, que impulse mutuamente la competitividad, con el cual se comparta información valiosa y nos mantenga actualizados sobre las nuevas opciones innovadoras que nos puedan apoyar en nuestro giro, que nos permita la obtención de materias primas o productos de mejor calidad, buen precio y en su caso alguna opción de crédito, que nos ofrezca una logística de entrega acorde a nuestro tiempo y requerimientos.

§  Elija a sus empleados más eficientes y honestos (metódicos y detallistas) para que se hagan cargo de controlar el inventario.

§  Establezca una manera de identificar las mercancías por medio de códigos y descripciones que garanticen que ningún producto será registrado dos veces.

§  En la medida de lo posible, planifique la automatización del control de inventarios, es decir, instalar un software que permita guardar los registros de la entrada y salida de mercancías.

§  La revisión del inventario debe ser continua, establezca un horario en el cual pueda concentrarse mejor, para lograr la eficiencia del manejo del mismo.

§  Evalúe la demanda conforme a la frecuencia de las ventas, para calcular el tiempo en que habrá que adquirir mercancías.

 

§  También se deben recabar los comprobantes fiscales que acrediten la adquisición de las mercancías y/o expedir la factura correspondiente por la venta de las mismas.

Consecuencias de un mal manejo de inventarios

Uno de los aspectos más delicados que se puede presentar por no tener un buen manejo en el inventario, es la pérdida de mercancía, volviéndose un problema común en la micro y pequeña empresa. En algunos casos por errores humanos, pero la mayoría por robo por parte de los empleados.

 

 

Algunos consejos son:

  • Mejorar los filtros de reclutamiento: asegurarse de contar con referencias y realizar investigaciones laborales.
  • Colocar cámaras de video: hacerlo, ayudará a disuadir o detectar cualquier robo de algún empleado.
  • Dividir el área de facturación y de entrega de mercancía: es recomendable que sean dos departamentos distintos.
  • Implementar auditorías apoyándose de un sistema administrativo para el control de inventarios que permita realizar auditorías esporádicas e inventarios sorpresa.
  • Política de ticket: hacer alguna indicación visible sobre la política de recibo obligatorio, donde se le comunique al cliente, que si el vendedor no lo entrega, la compra es gratis.
  • Establecer controles automatizados en áreas sensibles (como la caja o el almacén) que indiquen, el tiempo y hora de venta, así como nombre del vendedor, y el responsable del área en el momento en que pueda presentarse un suceso.
  • Registrar cada uno de los productos o materiales de uso diario, implementar un sistema de control electrónico que pueda monitorear sus cambios de lugar, último responsable a cargo del área, etc.
  • Tener un control en los costos se deben considerar costos de facturación, contabilidad, transporte, recepción de mercancía, logística, almacenamiento, mantenimiento, etc.
  • Control de pedidos y existencia suficiente cuando no se tiene un adecuado control de pedidos y la existencia del producto o materia prima es insuficiente y no podemos cubrir lo solicitado en cantidad o tiempo programado, corremos el riesgo de perder un cliente.

No contar con una gestión optimizada de las necesidades de la empresa puede significar una pérdida financiera y poner en peligro su permanencia en el mercado.

 

 

Amigo empresario, recuerda que una buena relación comercial siempre será positiva para un negocio que aspire a crecer.